Do e-mailové schránky padají zprávy, které dorazily na vaši adresu pro příjem faktur. Než z nich vzniknou přijaté faktury, můžete je zkontrolovat.
Otevřete ji v menu položkou E-mailová schránka, nebo tlačítkem E-mailová schránka nad seznamem Přijaté. Adresu pro příjem nastavíte podle článku Příjem faktur e-mailem.
Zprávy jsou rozdělené do tří skupin, u každé je počet:
Tabulka má sloupce Přijato, Odesílatel, Předmět, Přílohy, Stav a Vzniklé faktury s odkazy na doklady. Kliknutím na řádek otevřete detail zprávy.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Čeká na rozhodnutí o odesílateli | odesílatel není mezi povolenými, zpráva čeká na vás |
| Přijato | zpráva je přijatá ke zpracování |
| Zpracovává se | právě se z příloh tvoří faktury |
| Čeká na AI kredity | zpracování pokračuje, jakmile bude kredit |
| Zpracováno | z přílohy vznikla faktura |
| Čeká na kontrolu | nepodařilo se jednoznačně vybrat, co je faktura |
| Odmítnuto, Selhalo, Vypršelo | zpráva se nezpracovala, důvod je v detailu |
Nahoře je souhrn: Odesílatel, Přijato, Velikost, Stav a výsledky ověření odesílatele SPF, DKIM, DMARC a Spam skóre. Hodnoty V pořádku, Selhalo, Neutrální, Není k dispozici nebo Neznámé vám napoví, jestli zpráva opravdu přišla od toho, kdo je uvedený jako odesílatel.
Pod tím je text zprávy a tabulka Kandidáti (přílohy a odkazy) – tedy všechno, z čeho by faktura mohla vzniknout. U každého kandidáta je Typ (Příloha nebo Odkaz), název souboru, Stav, Důvod, odkaz na vzniklou Fakturu a sloupec Kontrola s počtem nalezených nesrovnalostí, případně značkou OK.
Podle stavu se u kandidáta nabízí tlačítka:
V dialogu Zpracovat kandidáta můžete připsat Poznámku pro agenta (například „dodací listy nikdy nejsou faktury“). Volba Zapamatovat volbu pro tohoto odesílatele je zapnutá – vaše rozhodnutí se uloží a příště se použije jako příklad u zpráv od stejného odesílatele. Uložené volby uvidíte v Příjmu faktur e-mailem v sekci Zapamatované volby.
U zprávy ve stavu Čeká na rozhodnutí o odesílateli jsou dole tlačítka Povolit odesílatele a Zakázat odesílatele. Aplikace se zeptá, jestli má rozhodnutí platit Pouze tato e-mailová adresa, nebo Celá doména.
Po povolení se zadržené zprávy od tohoto odesílatele zpracují. Pravidla odesílatelů pak spravujete v Příjmu faktur e-mailem.
Když ze zprávy vznikla faktura, nabídne se dole volba Automaticky schvalovat faktury od {firmy} do částky. Zaškrtnete ji, zadáte Maximální částku a kliknete na Vytvořit pravidlo schvalování. Pravidlo se objeví v Pravidlech příchozích faktur.