Přijatou fakturu můžete do Simbily dostat dvěma způsoby: nahrát soubor a nechat z něj údaje vytěžit, nebo ji vyplnit ručně. Třetí cestou je e-mailová schránka, kam vám dodavatelé posílají faktury sami.
Když nahrajete jeden soubor, aplikace rovnou otevře formulář faktury s vytěženými údaji ke kontrole. U více souborů se jen vypíše, kolik faktur vzniklo, a otevřete si je ze seznamu.
Stejná funkce je i na Přehledu pod tlačítkem Importovat fakturu – na mobilu nabídne rovnou fotoaparát, takže doklad vyfotíte a máte ho v systému.
Dodavatele se Simbila pokusí najít mezi vašimi zákazníky podle IČO, případně podle názvu. Když ho nenajde, doplní si údaje z rejstříku ARES a firmu založí.
Nově nahraná faktura je ve stavu schválení Nahráno, dokud údaje nepotvrdíte – viz Přijaté faktury a jejich schvalování.
Vytěžení dělá automat a může se splést, proto údaje po importu vždy zkontrolujte proti dokladu. Ve formuláři faktury se vlevo zobrazí náhled přiloženého dokumentu, takže můžete porovnávat, aniž byste přepínali okna.
Když si automatická kontrola není jistá, zobrazí se nad formulářem upozornění Zkontrolujte vytěžená data a dotčená pole se zvýrazní. Hlášky upozorňují například na neplatné IČ, nečitelné datum, splatnost dřív než datum vystavení nebo na to, že součet položek nesedí na celkovou částku.
Pokud vytěžení dopadlo špatně, můžete ho zopakovat: v náhledu přílohy klikněte na Znovu analyzovat OCR, nebo v detailu faktury u přílohy na Vytěžit dokument. Údaje faktury a položky se tím přepíšou daty z dokumentu a odečtou se AI kredity – aplikace se předtím zeptá. Kredity spravujete v AI asistentovi.
Formulář je stejný jako u vystavené faktury – popisuje ho článek Jak vystavit fakturu a Položky faktury a DPH. Rozdíl je jen v přepínači Odchozí (Vydaná) / Příchozí (Přijatá) v záhlaví formuláře a v tom, že se u přijaté faktury nenabízí online platba, automatická upomínka ani nastavení MOSS.
Doklad si přiložte v detailu faktury v kartě Přílohy, ať máte originál po ruce.